Ako som si za 10 rokov vytvoril systém, vďaka ktorému dokončím 100% úloh

Tri nástroje, nula prepisovania, jeden systém na všetko.

Pamätám si na ten deň.

Prvýkrát som sedel nad papierovým diárom a vypisoval som si celú stranu tudúčiek.

Tridsať riadkov.
Tridsať úloh.
Jeden deň.

Študoval som, mal som dve práce a popri tom ešte vlastné projekty. Nenudil som sa.

Výsledok? Nedokončené úlohy som musel prepisovať z pondelka na utorok, z utorka na stredu. Každý deň som strávil 20 minút samotným prepisovaním. A môj prvý systém osobnej produktivity sa rozpadol.

…

Problém nebol diár. To ja som ho používal zle

Prvá reakcia bola logická.
Hodím to do appky.

Skúsil som ich hneď niekoľko. Wunderlist. Trello. Todoist.

Úlohy som tam zapísal, ale stratili sa. Každá appka mala svoju štruktúru. Chcela, aby som pracoval podľa nej.

Lenže moje úlohy nemajú jednu štruktúru. Niektoré majú deadline. Niektoré nie. Niektoré sa opakujú. Iné sú len nápady.

Žiadna appka toto nerešpektovala.

…

Notion je iný

Najmä v jednej veci. Celú databázu si nastavuješ sám.

• Chceš riadky, máš riadky.

• Vyhovujú ti stĺpce, nastavíš si board.

• Calendar view? Žiadny problém.

Znie to ako maličkosť. Pre mňa to zmenilo všetko.

Dnes mám jednu databázu Getting Things Done. Vediem v nej kombinovane všetky osobné aj pracovné projekty. Pre mňa aj mojich kolegov.

Rozlišujem pri tom štyri typy úloh:

• Recurring — vytvárajú sa automaticky. Napríklad faktúry, ktoré nedohľadala moja virtuálna asistentka, sa mi každý mesiac objavia v zozname 10-teho.

• S deadline — konkrétne úlohy s termínom. Odoslať faktúru do stredy. Odsúhlasiť dizajn do piatku. Jasný commitment odo mňa ku kolegom.

• Dlhodobé — akcia o dva mesiace. Daňové priznanie v máji. Veci, na ktoré nemusím myslieť. Zatiaľ.

• Nápady — ešte to nie sú úlohy. Možno sa nimi budem zaoberať. Možno nie.

Kľúčové je pritom, dobre si nastaviť filter. Tak, aby zobrazoval iba veci, ktoré:

• nemajú status DONE,

• priradený som tam ja,

• majú nastavený deadline,

• ten je v najbližších 5 dňoch.

Takto napríklad vyzerá v reálnom čase zoznam otvorených úloh:

…

Notion sám o sebe nestačí

A to je vec, ktorú ti väčšina productivity nerds nehovorí.

Aj keď v Notion vidím len relevantné úlohy na dnešný deň, stále musím posúdiť, čo stihnem. A na to potrebujem vedieť, koľko času mám. Preto otvorím Google kalendár — tam mám celý svoj svet. Meetingy, bloky na hlbokú prácu, osobný život.

Pozriem sa, koľko hodín mi dnes zostáva na hlbokú prácu. A potom sa vraciam k Žurnálu.

Áno, k tomu istému papierovému Žurnálu.

Rozdiel je v tom, že dnes tam nepíšem 30 úloh. Ráno si vedome rozhodnem, že za najbližšie hodiny sústredenej práce spravím 2–3 najdôležitejšie veci. Všetko ostatné bude bonus.

…

Celý môj workflow vyzerá potom takto

Týmto spôsobom si vlastne plánujem veci na viackrát:

1. Otvorím Notion — pozriem si, čo je na dnešok. Čo prišlo z recurring úloh, čo sa priblížilo z deadlinov.

2. Posúdim, čo stihnem — nie všetko, čo je „na dnes”, musím stihnúť dnes.

3. Otvorím Google kalendár — zistím, koľko času mám na hlbokú prácu medzi meetingami a zavážaním detí do školy.

4. Do Žurnálu napíšem 2–3 úlohy — len tie, ktoré vyžadujú sústredenie. Nie emaily, nie drobnosti. Hlboká práca. Pritom si vždy nechávam tak 10% časovú rezervu.

5. Počas dňa si robím poznámky — do každého tudúčka v Notion si píšem priebežný postup. Aby som sa k nemu mohol v budúcnosti vrátiť ja alebo moja asistentka.

To je celé.
Žiadna mágia.

Tri nástroje, z ktorých každý robí niečo iné:

• Notion drží tudúčka,

• Google kalendár drží čas,

• Žurnál drží fokus.

…

Prečo ti to hovorím

Pretože som roky hľadal ten jeden dokonalý systém. Jednu appku, jeden zošit, jedno riešenie. A ono neexistuje.

To, čo funguje mne, je kombinácia. Nástroj na prehľad (Notion). Nástroj na čas (kalendár). A nástroj na fokus (papier).

Asi najčastejšia otázka, ktorú v podcastoch či rozhovoroch dostávam, znie:

Potrebujem v digitálnej dobe ešte stále analógové nástroje?

Moja odpoveď je vždy rovnaká:

Papier nie je zastaraný. Papier je skvelý na to, aby si ráno napísal tri veci a večer ich odškrtol. Aby si si naň zapisoval veci, ktoré nemajú byť zabudnuté. A robil pravidelné review, aby sa ti jednoduchšie sledoval progres. Na všetok ďalší hluk si nechaj digitál. Ten toho znesie.

…

Zaujíma ma jedna vec

Keďže sa (konečne!) blížim k ukončeniu môjho kurzu Žurnálovania, premýšľam, že by som z tohto stáleho korčuľovania medzi digitálom a analógom spravil krátky platený workshop.

V ňom by som ťa krok za krokom naučil, ako si postaviť systém na organizáciu života, ktorý naozaj funguje. Nie teóriu, ale presne to, čo som ti práve opísal, len s hands-on návodmi a presnými šablónami na skopírovanie k tebe do Notion.

…

🧡 Ak ti takýto long form sadol, budem rád, ak mu necháš srdiečko.

📩 Ak sa ti stáva, že prepisuješ zoznamy, strácaš úlohy v appkách alebo máš pocit, že plánuješ viac, ako robíš — možno nepotrebuješ nový systém. Možno potrebuješ rozdeliť ten existujúci na časti, ktoré zvláda papier, a časti, ktoré zvládne len databáza. Ulož si tento článok ako pripomienku alebo ho pošli tomu, kto ho práve potrebuje.

📬 Klikni na Subscribe now, ak chceš dostávať ďalšie postrehy priamo do inboxu. A ak chceš podporiť túto tvorbu, môžeš sa stať aj predplatiteľom.